SCOPE CREEP Եւ GOLD PLATING. ՏԱՐԲԵՐՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐ ԿԱ'Ն

Այսօր խոսելու ենք նախագծերի իրականացման ընթացքում բավականին հաճախ հանդիպող երկու երևույթների` Scope Creep-ի (creep` տարածվել, սփռվել, սողալ) և Gold Plating-ի մասին: Արդյո՞ք սրանք նույն բանն են կամ ինչպե՞ս դրանք տարբերակել, երբ երկու դեպքում էլ խոսքը գնում է ի սկզբանե սահմանված նախագծի շրջանակից շեղվելու մասին:
Պատկերացրեք, որ դուք ղեկավարում եք նախագիծ և ինչ-որ պահի թիմն իր սեփական նախաձեռնությամբ կամ հաճախորդի պահանջով որոշում է փոփոխել ստեղծվող ապրանքի ֆունկցիաները` ավելացնելով դրանց քանակը: Ընդ որում, այս որոշումը կարող է լինել ինչպես գիտակցված, այնպես էլ` անգիտակից: Պարզ է, որ ցանկացած դեպքում մենք կառնչվենք փոփոխությունների հետ, որոնք, առաջին հայացքից անգամ աննշան թվալու դեպքում, ազդելու են նախագծի բյուջեի և/կամ ժամանակացույցի վրա:

Scope Creep

Scope Creep-ը նախագծի շրջանակների անվերահսկելի ընդլայնումն է: Ինչու՞ ենք բախվում այս խնդրին: Պատասխանները կարող են լինել տարբեր` միջամտություն հաճախորդի կողմից, շրջանակի թյուրըմբռնում նախագծի կառավարման թիմի կողմից և այլն: Արդյունքում, մի փոքր «սողացող» փոփոխություն ծնում է մեկ այլ փոքր կամ մեծ փոփոխություն, և մինչ կհասցնենք նկատել ինչ է կատարվել, հնարավոր է` նախագծի շրջանակն արդեն հեռացած լինի նախնական տարբերակից անվե~րջ հեռու: Ընդ որում, խոսքը կարող է գնալ ինչպես ապրանքի/ծառայության/արդյունքի, այնպես էլ նախագծի շրջանակների մասին: Ընդհանուր առմամաբ, scope creep-ն անվանում են նաև requirements creep, այն է` ներկայացվող պահանջների «սողանք»:

Սովորաբար scope creep-ի առաջացման պատճառներն են`

• Միջամտության հաճախորդի կողմից:
• Շրջանակի թերի ձևակերպում (scope statement):
• Փոփոխությունների վերահսկման անարդյունավետ համակարգ:
• Թիմի անդամների միջև անարդյունավետ հաղորդակցություն:
• Կազմակերպության արտաքին միջավայրով պայմանավորված գործոններ, օրինակ` շուկայի պայմաններ, ոլորտը կարգավորող պահանջներ կամ տեխնոլոգիական առաջընթաց:
• Նախագիծն իրականացնելուն ուղղված գործողությունների ոչ բավարար մշտադիտարկում և այլն:

Հիշենք, սակայն, որ շրջանակի ցանկացած փոփոխություն չէ, որ համարվում է scope creep: Եթե փոփոխություններ անելիս մենք անցնում ենք փոփոխությունների կառավարման ինտեգրված գործընթացով (integrated change management process), ապա այստեղ խոսք չի գնում creep-ի մասին: Այդ դեպքում փոփոխությունները մերժվում կամ հաստատվում են` արդյունքում հանգեցնելով համապատասխան և հաշվարկված քայլերի, օրինակ` փոփոխվում է ժամանակացույցը կամ բյուջեն: Իսկ ահա scope creep-ի ժամանակ մենք բախվում ենք շրջանակի փոփոխության, իսկ բյուջեն և ժամանակացույցը մնում են անփոփոխ: Փոփոխություններն իրականանում են, իսկ ահա դրանց ազդեցության վերլուծություն տեղի չի ունենում:

Եկե'ք դիտարկենք օրինակով: Պատկերացրեք, որ դուք միաժամանակ իրականացնում եք երկու տարբեր բարձրահարկ շենքերի կառուցում, բայց անհրաժեշտ շինանյութի բաշխումն իրականացնում եք մեկ ընդհանուր պահեստից: Երկու շենքերի պատվիրատուները տարբեր են: Նրանցից մեկը խնդրում է շինարարներին, որպեսզի նրանք սալիկապատեն նաև մուտքերին հարող տարածքները: Շինարարներն, իրենց հերթին, մտածելով, որ դա մեծ փոփոխություն չէ, չեն փոխանցում տեղեկատվությունը նախագծի ղեկավարին, չեն անցնում փոփոխությունների հաստատման ընթացակարգով և ինքնուրույն հաստատում են խնդրանքը: Արդյունքում, նրանք մի շենքի շինարարական աշխատանքների վրա ծախսում են ավելի շատ նյութ, այն է` բյուջե, և ավելի երկար ժամանակ: Չհաշված անգամ, որ հաճախորդի խնդրանքի բավարարման արդյունքում պահեստից նվազում է ի սկզբանե երկու շենքերի համար նախատեսված շինանյութի ծավալը և մյուս պատվիրատուի համար անհրաժեշտ է լինում կատարել հավելյալ գնումներ: Մի խոսքով, գործ ունենք իսկական scope creep-ի ցայտուն օրինակի հետ:  

Մի քանի խորհուրդ այս գլխացավանքից խուսափելու համար`

• Խիստ վերահսկե'ք ցանկացած փոփոխություն, սահմանե'ք փոփոխությունների հաստատման և իրականացման հստակ ընթացակարգ:
• Հաստատե'ք հստակ հաղորդակցման ուղի ձեր և ձեր հաճախորդի միջև:
• Խուսափե'ք հաճախորդի և ձեր թիմի տարբեր անդամների միջև ուղիղ հաղորդակցությունից: Դա ընդունելի է միայն ձեր կողմից սահմանված դեպքերում և նախապես ընտրված ֆորմատով:  
• Հստակ սահմանե'ք շրջանակը և հնարավորինս մանրամասն փոխանցե'ք այն բոլոր շահառուներին:
• Խրախուսե'ք ազատ և անկաշկանդ հաղորդակցությունը թիմի ներսում:
• Ուշադիր հետևե'ք նախագծի ընթացքին:

Gold Plating

Gold plating ասելով հասկանում ենք  այնպիսի լրացուցիչ հնարավորությունների/ֆունկցիաների ավելացում, որոնք ի սկզբանե սահմանված չեն եղել որպես շրջանակի մաս: Նախագծերի թիմերը սովորաբար իրականացնում են նման փոփոխություններ` կարծելով, որ հաճախորդը կգնահատի իրենց ջանքերը, չէ՞ որ դրա համար վերջինից հավելյալ բյուջե չի պահանջվել: Ամենը կատարվում է դրական մտադրություններով)) Բայց միշտ չէ, որ ձեր կողմից հրամցվող «նվերը» հաճախորդի համար լինելու է ուրախության պատճառ: Իրականում դուք ոչ արտոնված փոփոխություններ եք իրականացրել, ինչը կարող է դառնալ հաճախորդի` ապրանքից/ծառայությունից/արդյունքից հրաժարման պատճառ:

Իսկ որո՞նք են gold plating-ի պատճառները: Նշենք մի քանիսը`

• Հաճախորդին ավելի երջանիկ դարձնելու ցանկություն:
• Թիմի անդամները կարող են լրացուցիչ աշխատանք անել` ղեկավարության կողմից գովեստի արժանանալու նպատակով:
• Նախագծի ղեկավարը կարող է իրականացնել gold plating` հաճախորդի աչքերում առավել դրական լույսի ներքո ներկայանալու համար:
• Երբեմն թիմերը փորձում են նման քայլով շեղել հաճախորդի ուշադրությունն իրական դեֆեկտներից:

Առաջին հայացքից կարող է թվալ, որ gold plating-ը դրական երևույթ է, բայց նախագծի կառավարման տեսանկյունից բոլորովին այդպես չէ: Սա կարող է հանգեցնել ծախսերի աճի և/կամ ժամանակացույցից շեղման: Բացի այդ, մեկ անգամ նման պրակտիկայի առնչվելով, հաճախորդը մյուս անգամ նույնպես ակնկալում է հավելյալ բոնուսներ: Իսկ երբ դրանք չեն տրվում, անգամ իդեալական վերջնարդյունք ունենալու դեպքում շատ հավանական է, որ նա ունենա կիսատության զգացում: Կարծում ենք` նման բան և ոչ մեկ չի ցանկանա: