RACI chart կամ ինչպե՞ս իմանալ` ով ինչ պետք է անի
Երբևէ լսե՞լ եք RACI աղյուսակի մասին: Այն նախագծերի կառավարման կարևոր փաստաթղթերից մեկն է և կարող է հիանալի հաղորդակցման գործիք լինել նախագծերի ղեկավարների համար:
Ցանկացած նախագծի ղեկավար իր աշխատանքի ընթացքում բախվում է մի շարք խնդիրների և անհրաժեշտ է լինում գտնել տվյալ և բազում այլ հարցերի պատասխաններ`
- Ինչո՞ւ խնդիրը չի լուծվում:
- Ո՞ւմ է անհրաժեշտ դիմել այս գործն ավարտին հասցնելու համար:
- Ո՞վ պետք է պատասխանատու այս կամ այն հարցի հաստատման համար:
- Ո՞վ է պատասխանատու այս կամ այն ռիսկի կառավարման համար:
- Ո՞վ պետք է պատասխանատու լինի տեղեկատվական հոսքերի անխափանության համար:
- Այլն:
RACI աղյուսակը կարող է բազում նման հարցերի պատասխաններ տալ:
RACI աղյուսակը մատրիցային աղյուսակ է, որը ցույց է տալիս թիմի անդամների դերերն ու պարտականությունները` գործունեության կամ որոշումների կայացման գործընթացների համատեքստում:
RACI- ն հապավում է և ներկայացնում է Responsible/պատասխանատու, Accountable/ հաշվետու, Consulted/խորհրդատու և Informed/տեղեկացված բառերի առաջին տառերը:
Պատասխանատու` անձ, ով պատասխանատու է տվյալ առաջադրանքը կամ աշխատանքային փաթեթը կատարելու համար:
Հաշվետու` անձ, ով հաշվետու է առաջադրանքի կամ աշխատանքային փաթեթի վերջնական մատակարարման համար: Թիմի այս անդամին է վերապահված առաջադրանքին կամ աշխատանքային փաթեթին առնչվող վերջնական որոշումների կայացման իրավասությունը:
Խորհրդատու` անձ, ով պետք է խորհրդատվություն իրականացնի որևէ առաջադրանքի կամ աշխատանքային փաթեթի իրականացման շրջանակներում՝ պարզաբանումներ և հետադարձ կապ ապահովելով:
Տեղեկացված` անձ, ով պետք է տեղեկացված լինի առաջադրանքի կատարման կամ որոշման առաջընթացի մասին:
RACI աղյուսակը հայտնի է նաև որպես RAM (Responsibility Assignment Matrix) (պատասխանատվությունների բաշխման մատրից):
Ինչպե՞ս կառուցել RACI աղյունակ: Նախ, անհրաժեշտ է հասկանալ, թե ինչ աշխատանքներ և աշխատանքային փաթեթներ պետք է իրականացվեն: Այնուհետև, պետք է դուրս բերել բոլոր այն անձանց, ովքեր ներառված են աշխատանքների իրականացման գործընթացքում: Եվ, վերջապես, պետք է որոշել, թե անձանցից յուրաքանչյուրն ինչ դեր է խաղում աշխատանքի իրականացման ընթացքում, այսինքն` պատասխանատու է, հաշվետու, խորհրդատու, թե պարզապես պետք է անպայմանորեն լինի տեղեկացված աշխատանքի ընթացքի մասին:
Աշխատանքային փաթեթները, առաջադրանքները կամ գործողությունները նշվում են մատրիցի ձախ ուղղահայաց առանցքի վրա, իսկ թիմի անդամների անունները կամ պաշտոնները (ծրագրի ղեկավար, դիզայներ, այլն)`հորիզոնական վերևի առանցքի վրա:
Հատվող վանդակներում արդեն լրացնում ենք յուրաքանչյուր անդամի դերը` ըստ գործողությունների: Թիմի նույն անդամը աշխատանքներից մեկի ժամանակ կարող է հանդես գալ որպես պատասխանատու, այլ դեպքում` որպես խորհրդատու կամ հաշվետու և այլն:
Արդյունքում կառուցվում է նմանատիպ մատրից`
Հիշե'ք, որ RACI աղյուսակը կառուցելուց հետո ցանկալի է այն կիսել թիմի բոլոր անդամների հետ, որպեսզի վերջիններս հստակ պատկերացում կազմեն, թե ով և ինչ դեր է կատարում ցանկացած աշխատանքի իրականացման ընթացքում և ով ինչի համար է պատասխանատու:
Եթե գործունեության ընթացքում որևէ փոփոխության կարիք է առաջանում, քննարկե՛ք այն թիմի և շահագրգիռ կողմերի հետ, համաձայնեցրե՛ք և թարմացրե՛ք աղյուսակը: Համոզվե՛ք, որ բոլոր շահագրգիռ կողմերը համաձայն են RACI աղյուսակում նկարագրված իրենց դերերի և պարտականությունների հետ: Դա կարևոր է նախագծի հաջողության համար:
RACI աղյուսակի առավելությունները
Հստակություն. դերերի սահմանումից և բաշխումից հետո, կա նվազ հավանականություն, որ թիմի անդամները կունենան խաչվող առաջադրանքներ և կլինեն միմյանց աշխատանքային դաշտերում: Աշխատանքները կգնան սահմանված ձևով, և նախագծերի իրականացումը կիրականանա անխափան է և պակաս մարտահրավերներով:
Ծանրաբեռնվածության ճիշտ բաշխում. մատրիցը կարող է ցույց տալ թիմի անդամի ծանրաբեռնվածության աստիճանը: Արդյունքում, նրան նոր, հավելյալ առաջադրանքներ տալու կամ չտալու որոշումը կլինի առավել կշռադատված: Օրինակ, եթե աշխատակիցը միաժամանակ պատասխանատու է նշանակվում մի քանի առաջադրանքների իրականացման համար, հնարավոր է, որ դա ազդի նրա աշխատանքի արդյունավետության վրա` գերծանրաբեռնվածության պատճառով: Իսկ աղյուսակն, այս դեպքում, ավելի տեսանելի է դարձնում թիմի անդամների պարտականությունների բաշխումը և յուրաքանչյուրի ծանրաբեռնվածությունը:
Թիմի կազմակերպվածություն. թիմն ավելի կազմակերպված է, երբ բոլորը հասկանում են իրենց դերերն ու պարտականությունները: Ընդհանուր նպատակի ուղղությամբ աշխատելը դառնում է ավելի իրագործելի, երբ աշխատանքը հստակ բաշխվում է թիմի անդամների միջև: Քանի որ RACI աղյուսակը պատրաստվում է թիմի հետ համաձայնեցված, հետագայում չեն լինում խնդիրներ:
Կազմակերպության նպատակների կոմունիկացում. RACI աղյուսակը կարող է օգնել կազմակերպության ընդհանուր նպատակները բոլոր մակարդակներում աշխատակիցներին կոմունիկացնելու հարցում: Թիմի յուրաքանչյուր անդամ հասկանում է իր դերը ինչպես առանձին նախագծերի, այնպես էլ, ընդհանուր առմամբ, ընկերության նպատակներին հասնելու գործում:
Շահագրգիռ կողմերի ներգրավվածության բարելավում. դերերի և պարտականությունների հստակ սահմանման արդյունքում՝ թիմը հստակ տեղեկանում է, թե որ շահագրգիռ կողմի հետ պետք է խորհրդակցել, որին պահել տեղյակ: Արդյունքում, շահագրգիռ կողմերը դառնում են առավել ներգրավված և բավարարված:
Միկրոմենեջմենթի բացակայություն. մատրիցի ներկայացումից հետո, թիմի անդամներն առավել հեշտ են ինքնակազմակերպվում և անցնում իրենց պատրականությունների իրագործմանը, չէ՞ որ դերերը հստակ սահմանված և գծագրված են:
RACI աղյուսակի թերությունները
Ինչպես ցանկացած լավ բան, RACI-ն էլ ունի որոշ թերություններ, այդ թվում`
- Առավել մասշտաբային նախագծերում RACI մատրիցը կարող է բարդություն առաջացնել:
- Եթե որևէ առաջադրանք / աշխատանքային փաթեթ ունի մեկից ավելի «R» (Պատասխանատու), կարող է խառնաշփոթ առաջանալ, թե ով է ի վերջո պատասխանատու դրա համար: Այս հարցը կարգավորելու համար փորձե'ք յուրաքանչյուր առաջադրանքի ուղղությամբ սահմանել ընդամենը մեկ պատասխանատու:
- Սա բավականին ժամանակատար գործիք է, քանի որ փորձում է մանրամասն տարանջատել առաջադրանքները և ըստ այդմ նշանակել պատասխանատուին:
RACI աղյուսակն ունի բազմաթիվ տարբերակներ, որոնք յուրաքանչյուր կազմակերպություն կարող է հարմարեցնել` ելնելով իր պահանջներից: Որոշ տարբերակներ են՝
RASCI: Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed (պատասխանատու, հաշվետու, աջակցող, խորհրդատու, տեղեկացված)
ARCI: Accountable, Responsible, Consulted, Informed (հաշվետու, պատասխանատու, խորհրդատու, տեղեկացված)
PACSI: Perform, Accountable, Control, Suggest, Informed (կատարող, հաշվետու, վերահսկող, առաջարկող, տեղեկացված)
RACIQ: Responsible, Accountable, Consulted, Informed, Quality Review (պատասխանատու, հաշվետու, խորհրդատու, տեղեկացված, որակի ստուգում)